A Pandemia do Corona Vírus foi um fator determinante para que o PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO fosse utilizado por todas as empresas, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte, de qualquer tipo de atividade, sem exceção.

O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO é um processo que busca entender a posição atual de uma empresa, considerando os ambientes interno e externo, para estabelecer metas, objetivos e ações necessárias a fim de chegar na posição desejada. Este processo deve estar alinhado com a missão, visão e valores da organização.

Deve ser estruturado em uma análise crítica, coerente, completa, inteira, sistemática e compreensível, pois o que se espera do planejamento estratégico é maximizar os resultados (oportunidades) e minimizar as deficiências (riscos) utilizando princípios de maior eficiência, eficácia e efetividade.

Ai a importância dos conceitos de Eficiência (fazer as coisas de maneira correta), Eficácia (fazer as coisas certas) e Efetividade (obter os resultados esperados).

O planejamento estratégico é uma ferramenta poderosa para quem busca permanecer no mercado, ainda mais necessária depois que a pandemia surgiu.

Todos sabem da importância do PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, mas por que não fazem uso desta ferramenta preventivamente?

Talvez não saibam como elaborar, talvez achem que não é necessário, ou simplesmente desconhecem.

Como foi dito no primeiro parágrafo, agora em função de uma pandemia que afetou a TODOS sem exceção elaborar ou revisar o PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO pode ser a única solução de rumo para as empresas.

Pensando nisso a QUALITY ASSURANCE Engenharia e Consultoria, elaborou este artigo, que de forma gratuita, ficará disponibilizada ao público baseado na nossa experiência nesta atividade, em nossos clientes, incluindo grandes empresas, nacionais e estrangeiras, compradores de produtos e serviços das mais diversas áreas.

Antes, porém, vamos lembrar dos desafios que afetam muito a elaboração e monitoramento de um PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO.

 

1º Desafio – Planejamento Estratégico que se baseia em subjetividade e situações descritivas não levam a lugar nenhum.

• Para ser produtivo tem que gerar planos de ação construtivos, tem que determinar o caminho necessário para chegar no objetivo.
• Muitas organizações param no meio do planejamento.
• A empresa define que quer aumentar a produtividade, mas não pensa no que é necessário para isso acontecer, isso deixa todo mundo desorientado e sem saber o que fazer.

 

O que fazer – Não se deve definir só “o que”, mas também “o como” fazer. Na sequência mostraremos a metodologia 5W 2H para auxiliar.

 

2º Desafio – Depois do Planejamento Estratégico elaborado e os objetivos definidos, acontece muito das pessoas serem engolidas por suas rotinas e não conseguirem executar aquilo que era para ser importante.

• Todos devem ter conhecimento das ações estratégicas prioritárias.

O que fazer – Ajude sua equipe no planejamento das ações, permita que eles falem sobre os recursos necessários para fazer acontecer, e quais os prazos ideais.

 

3º Desafio – Um dos maiores desafios é a falta de comprometimento das pessoas envolvidas.

• Mesmo que você consiga ser objetivo e consistente nas ações, se as pessoas que realmente executam as ações não estão envolvidas, ou acontecerão coisas pela metade ou simplesmente não vão acontecer.

O que fazer – Comprometimento é algo que se conquista das pessoas, só    acontece quando você consegue “vender” as ideias para a equipe.

• Pedir opiniões sobre as decisões é uma forma de ajudar a equipe a se envolver.

 

A inteligência de um Planejamento Estratégico não está na declaração de uma série de intenções, mas na estratégia e nas efetividades das ações.

 

Então vamos ao passo a passo e verão que é bem simples.

 

1º Passo – VALIDE A SUA MISSÃO.

• Por que sua empresa existe? Qual é a sua missão? São perguntas importantes para saber se a empresa está adequada a mesma missão que foi definida.

 

2º Passo – ATUALIZE A SUA VISÃO.

• Onde você quer chegar com seu negócio e sua equipe? Seu objetivo ainda é o mesmo? Esteja atento se você está caminhando para a direção certa e se você ainda quer chegar ao mesmo lugar.

 

3º Passo – REFORCE OS SEUS VALORES.

• Todos compreendem claramente cada valor? Eles são cumpridos? É fundamental que os valores sejam verdade para você e todos os seus colaboradores.

 

4º Passo – IDENTIFIQUE SUAS PARTES INTERESSADAS.

• Quais são as organizações, indivíduos, associações que possuem algum tipo de interesse ou podem impactar no seu resultado.
• Essas partes interessadas podem ser, não exaustivos, os clientes, os funcionários, os gestores, os investidores, os órgãos reguladores, a comunidade onde você está inserido, por exemplo.
• Identifique para cada parte interessada quais as expectativas deles

 

5º Passo – FAZER ANÁLISE DE SWOT – STRENGTHS, WEAKNESS, OPPORTUNITIES, THREATS (FORÇAS, OPORTUNIDADES, FRAQUEZAS, AMEAÇAS).

• Você precisa entender e compreender em que realidade você está inserido nos ambientes interno e externo.
• Para isso usaremos a matriz SWOT, como é conhecida.
• Contextualizando o SWOT:

É um método para conhecer melhor e planejar o futuro;

É uma ferramenta para analisar uma organização e seu entorno;

É uma ferramenta para contextualizar em nível local, regional, nacional e internacional a posição da organização;

É um método para conhecer a posição de partida antes de definir uma estratégia de atuação.

• Outras ferramentas poderão ser utilizadas dependendo do porte da empresa e sua dependência de mais fatores externos principalmente.

 

6º Passo – ANÁLISE DO AMBIENTE INTERNO.

• Quais os nossos Pontos fortes

Quando olhamos para dentro de nossa empresa destacamos como nossos pontos mais fortes:

Vamos ponderar para cada um grau de importância destes.

Pontos fortes atribuindo valores, por exemplo:

          3: Pouca Importância 5: Meia Importância 7: Importante 9: Muita Importância.

• Próximo etapa será totalizar os graus atribuídos. Este total será importante.
  
• A etapa seguinte será responder para cada um dos pontos fortes se podemos potencializa-los ou não
• Quais os nossos Pontos fracos
• Quando olhamos para dentro de nossa empresa destacamos como nossos pontos mais fracos:
• Vamos ponderar para cada um grau da fraqueza destes Pontos fracos atribuindo valores, por exemplo:

3: Pouca Importância 5: Meia Importância 7: Importante 9: Muita Importância.

 

ATENÇÃO, pois, em função da pandemia um dos pontos fracos que deve ser registrado é a incapacidade das empresas de gerir situações de emergências

 

Próximo etapa será totalizar os graus atribuídos. Este total será importante

• A etapa seguinte será responder para cada um dos pontos fracos se ele representa risco ou não.

 

7º Passo – ANÁLISE DO AMBIENTE EXTERNO. 

• Quais as Oportunidades

Quando olhamos para o mercado, fora de nossa empresa destacamos como boas oportunidades

Vamos ponderar para cada oportunidade um grau atribuindo valores, por exemplo:

3: Pouca Importância 5: Meia Importância 7: Importante 9: Muita Importância

• Próximo etapa será totalizar os graus atribuídos. Este total será importante.
• A etapa seguinte será responder para cada um dos pontos fortes se podemos potencializá-los ou não.
• Quais as Ameaças para a nossa empresa

Quando olhamos para o mercado, fora de nossa empresa destacamos como possíveis ameaças:

 Vamos ponderar para cada ameaça um grau atribuindo valores, por exemplo:

               3: Pouca impactante 5: Meio impactante 7: Impactante 9: Muito Impactante

 

ATENÇÃO, pois, em função da pandemia uma das ameaças que deve ser registrada é a ameaça de uma epidemia/pandemia ou qualquer problema de saúde na equipe/funcionários.

 

• Próximo etapa será totalizar os graus atribuídos. Este total será importante.
• A etapa seguinte será responder para cada um dos pontos fracos se ele representa risco ou não.

 

8º Passo – HORA DE TRATAR AS OPORTUNIDADES.

• Listar as oportunidades.
• Para cada oportunidade definir a origem.
• Para cada oportunidade definir o ganho esperado.
• Para cada oportunidade definir a frequência que ocorre que pode ser.

3: Pouca Frequente 5: Média Frequência 7: Frequente 9: Muito Frequente

• Para cada oportunidade definir a importância para o negócio que pode ser.

3: Pouca Importância 5: Média Importância 7: Importante 9: Muita Importância

• Definir o grau de atenção para priorizar a (s) melhor (es) oportunidade (s).
• Basta multiplicar a frequência pela importância e definir a (s) sua (s) prioridade (s).
• Uma vez definido a (s) melhor (es) oportunidade (s) elaborar um plano de ação.
• Utilizando o modelo 5 W 2 H ilustrado na figura seguinte.

 

 9º Passo – HORA DE TRATAR OS RISCOS.

• Listar os riscos.
• Para cada risco definir a origem.
• Para cada risco definir a consequência para o negócio.
• Para cada risco definir a frequência que ocorre podendo ser.

3: Pouca Frequente 5: Média Frequência 7: Frequente 9: Muito Frequente

• Para cada risco definir a importância para o negócio que pode ser.

3: Pouca Importância 5: Média Importância 7: Importante 9: Muita Importância

• Definir o grau de atenção para priorizar a eliminação ou redução do risco.
• Basta multiplicar a frequência pela importância e definir a (s) sua (s) prioridade (s).
• Uma vez definido o risco a ser tratado elaborar um plano de ação.
• Utilizando o modelo 5 W 2 H ilustrado na figura seguinte.

 

10º Passo – COMPROVAÇÃO DA EFETIVIDADE.

• Reuniões com frequência, definida para monitorar e evidenciar a efetividade das ações de forma a comprovar resultados.

 

CONSIDERAÇÕES

• Este plano estratégico será melhor trabalhado utilizando uma planilha Excel.

 

•  O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO deve ser revisado toda vez que houver fato de importância que possa afetar bem ou mal o negócio, por exemplo, a pandemia, uma legislação ou qualquer outro fator que interfira bem ou mal no seu negócio.

 

•  Se for uma boa interferência o PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO deve ser revisto para aproveitar ao máximo a oportunidade.

 

•  Se for uma má interferência o PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO deve ser revisto para eliminar ou minimizar ao máximo o risco ao seu negócio.

 

•  Outro lembrete de extrema importância, Planos de Ação têm que ser monitorados e a efetividade das ações comprovadas.

 

•  Uma boa forma de construir um PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO é com um número de pessoas da sua organização, responsáveis por processos, que garantam resultados ao negócio.

 

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